Herunder vil alle dokumenter, der vedrører Sjællandsstævnet 2020 blive lagt.

Mødeindkaldelse, 1. møde

Hermed indkaldes til møde.

 

Dato.  Tirsdag den 8. September 2020 kl.: 19:00

 

Sted: GrønnegadeCentret, Grønnegade 15, 3400 Hillerød

 

 

 

Forslag til Dagsorden 

  1. Velkommen til GGC

Præmisser for brugen af lokaler

  1. Præsentation af deltagerne
  2. Vi drøfter kommissoriet - hvad er omfattet og hvad er ikke omfattet 
  3. Hvilke forslag er indkommet - Præsentation, begrundelse og konsekvenser
  4. Fastlæggelse af arbejdsmetode
  5. Fastlæggelse af deadlines 
  6. Fastlæggelse af kommende møder - højst 3 møder 

 

 

 

 

 

Bilag: (ses på hjemmesiden GC-videoklub)

  • Vedtægter
  • Konkurrenceregler
  • Jyllandsstævnets vedtægter
  • Indlæg fra ZOOM
  • Indlæg fra Rødovre Videoklub

Forslag til kommissorium

Forslag til kommissorie:

 

Med udgangspunkt i generalforsamlingsreferatet tekst:

 

Efter en kort debat om nødvendigheden af en ændret struktur for Sjællandstævnet og et udbredt ønske om en forenkling af reglerne blev det foreslået at den kommende stævneledelse indkalder medlemmer til en arbejdsgruppe, der skal udarbejde et forslag til nye regler, der kan fremlægges til godkendelse på næste ordinære generalforsamling i januar 2021.

Foreslås følgende:

Arbejdsgruppen ”Revision af vedtægter og konkurrenceregler

Arbejdsgruppen udarbejder 2 forslag til vedtagelse på generalforsamlingen i 2021 omhandlende:

Nye vedtægter og

Nye konkurrenceregler

 

Der tages udgangspunkt i de nuværende vedtægter og konkurrenceregler.

Forslaget til nye vedtægter skal indeholde en ny struktur for Sjællandsstævnet.

Forslaget til nye konkurrenceregler skal omfatte:

  1. en ajourføring af de tekniske muligheder til nutiden
  2. uddybning af bedømmelsen af konkurrence deltagernes videoer
  3. udpegning af dommere

Forslagene skal kunne godkendes af generalforsamlingen enten samlet eller hver for sig.

Klubberne stiller 1 – 2 deltagere til rådighed for arbejdsgruppen.

Deltagerne bestemmer selv deres arbejdsmetoder og mødeformer.

 

Bidrag fra Zoom, Frederiksberg

Hos ZOOM opfatter vi Sjællandsstævnet som et arrangement, der knytter de tilbageværende videoklubber sammen.

Vi prioriterer samarbejdet klubberne imellem og derfor har ZOOM de seneste år afholdt fællesmøder,
hvor alle klubber er blevet inviteret og der har været en flot deltagelse fra alle sider.

ZOOM tog aktiv del i regelændringerne i 2017 og vi opfatter de nuværende regler som det bedste resultat,
der kunne opnås på dette tidspunkt.

Stort set alle videoklubber har savnet medlemstilgang af yngre og friske kræfter og Sjællandsstævnets afholdelse er dermed blevet mere ”byrdefuld” og vanskelig at overskue for den enkelte klub.

Vores nuværende regler trænger til en fuldstændig omlægning og
vi vil blive nødt til at ofre nogle af de ”hellige køer” som vi har lukket ind på vores ”græsgange” ?

ZOOM har disse forslag / kommentarer:

1

ZOOM foreslår, at vi gør afholdelsen af Sjællandstævnet til et fælles ansvar og opgiver den tidligere praksis med at lade stævneledelsen gå på ”skift”.

Vi foreslår derfor, at hver klub indstiller en ”ressource-person” (RP) på ”stævnemødet” i januar 2021.
Disse ressourcepersoner skal sammen danne en arbejdsgruppe, der skal stå for afviklingen af Sjællandsstævnet 2021.

Stævnemødet skal vælge/udpege en RP til at have det overordnede ansvar.

Det vil være godt, hvis en anden RP er kasserer i sin egen klub og kan varetage bogholderiet.

Hvordan et sådant samarbejde ellers skal organiseres, må vi diskutere når vi mødes til september.

Vedtægterne skal omskrives, så de passer til den kommende struktur:

 

De enkelte klubber melder sig ind i fællesskabet og betaler et fast årligt kontingent indtil de melder sig ud eller fællesskabet ophører.
Der skal betales kontingent for det kommende år inden afholdelse af stævnemøde. (generalforsamling)
Man kan kun deltage i stævnemødet (generalforsamling) hvis der er betalt.

 

Konkurrenceregler skal bestemmes af stævnemødet og må ikke fraviges.

 

Ved publikumsafstemning ønskes 2. og 3. pladsen også publiceret.

 

Fremover ønsker vi kun at bruge ekstern bedømmelse. (Alternativt et system ala Melodi Grand Prix)

De eksterne dommerne skal afgøre placeringen af alle film og i tilfælde af point-lighed skal de bestemme den endelige placering.
Der skal også udarbejdes ”dommer-kommentarer” for alle film

 

Det må være muligt at kunne uploade de deltagende film til en server og helt forlade idéen om at videoerne skal afleveres fysisk og afleveres tilbage igen.

Jeg glæder til at vi kommer i gang ?

 

Med Venlig Hilsen

 

Verner Sønderskov

2837 8150
ZOOM — Frederiksberg Foto- & Videoklub

Forslag til reviderede konkurrenceregler for Sjællandsstævnet 2020

F0RSLAG TIL KONKURRENCEREGLER FOR SJÆLLANDSSTÆVNET: Dato : 25. november 2020.

1 Antallet af film, en klub kan deltage, med er ubegrænset, men den samlede spilletid må højst være 60 minutter. Hver producent (klub-medlem) kan kun bidrage med én film og hver klub kan kun bidrage med maksimalt 3 film, der er fremstillet af 3 personer eller flere i fællesskab.

2  Der skal overvejende bruges egne optagelser, og filmen eller dele heraf må ikke have været vist professionelt.

En film må ikke deltage ved Sjællandsstævnet mere end én gang. En tidligere forevist film, men nu omredigeret med de samme optagelser, anses som tidligere deltager og kan derfor ikke deltage. Det er de enkelte klubbers ansvar, at dette ikke sker.

3 Film skal afleveres i formaterne MPEG2 eller MPEG4 på et ”hard-drive,” f. eks en USB-pen eller uploades efter aftale med den arrangerende klub.
Samtidig afleveres et tilmeldingsskema med klubbens navn og kontaktperson. - Skemaet udfyldes for hver film med titel, producent og spilletid.

4 Alle præmierede film skal vises ved stævnet. Desuden vises så mange ikke præmierede film som muligt – fortrinsvis fra ikke præmierede klubber.

5 Filmene er producenternes ejendom.

6 Stævneledelsen drager omsorg for, at filmene tilbageleveres til klubberne straks efter stævnet.

7 Stævnet kan aflyses, hvis der er tilmeldt færre end 10 film.

8 Dommere og bedømmelse:

Stævneledelsen udpeger 3 uvildige dommere, der som udgangspunkt ikke er medlem af Sjællandsstævnets klubber. Hvis det ikke kan lade sig gøre, kan stævneledelsen være nødt til at finde dommere fra Sjællandsstævnets klubber. Sjællandsstævnets bedømmelseskriterier og -procedurer skal anvendes ved bedømmelsen.

En dommer må ikke bedømme film fra egen klub. Ved sådanne tilfælde af inhabilitet bedømmes filmen af en reservedommer. Reservedommeren udpeges af de 3 faste dommere og må ikke have relationer til deres egne klubber.

Dommerne tilrettelægger selv bedømmelsesarbejdet.

Senest 1 måned før stævnet skal dommere have modtaget samtlige indkomne film og have udleveret: 

• Et bedømmelsesskema med de deltagende film. 
• Et definitionsark for bedømmelseskategorierne. 
• Et kommentarskema.

På bedømmelsesskemaet skal flg. fremgå: 
• Filmens nummer 
• Filmens titel 
• Klub, som filmen kommer fra 
• Filmens længde.

Alle dommere skal have set og bedømt de indkomne film seneste 14 dage inden stævnet og samle deres pointgivning ki det fremsendte bedømmelsesark ”Samlingsskemaet”.

Hver dommer skal give point fra 1 til 10 for hver af de 4 bedømmelseskategorier.

  1. Helhedsindtryk
  2. Kunstnerisk indtryk
  3. Dramaturgi
  4. Teknisk værdi

Hver film vil få mellem 4 og 40 point fra hver dommer.

Ved hjælp af samlingsskemaet sammentælles pointene for hver film af dommerne.

Hvis flere film har opnået samme pointtal, skal de tre dommere stemme om, hvilken film de mener er bedst.

Dommerne udformer en samlet kommentar til hver film, der forholder sig til de 4 bedømmelseskategorier.


Mesterskabet uddeler: 
• 1 guldmedalje, 
• 1 sølvmedalje
• 1 bronzemedalje
• 3 diplomer.

Alle filmproducenter modtager dommernes bedømmelse og kommentarer efter stævnets gennemførelse.

 

Forslag til revideret vedtægt for Sjællandsstævnet 2020

Vedtægter for Sjællandsstævnet - forslag af 25. november  2020.

§ 1. Navnet er Sjællandsstævnet med hjemsted på Sjælland.

§ 2. Formålet for Sjællandsstævnet er at arrangere en årlig konkurrence for film- og videoamatører, som er medlemmer af sjællandske videoklubber.

• at få sin egen videofilm bedømt af andre i en konkurrencemæssig sammenhæng.

• at få inspiration og mulighed for at lære nye færdigheder ved at se andres videofilm.

• at mødes med medlemmer fra andre klubber og udbygge samarbejdet imellem videoklubberne.

Medlemskab af Sjællandsstævnet kræver følgende:

• De deltagende klubber skal være villige til på skift at tage initiativ til at afholde et årligt Sjællandstævne. Der kan indkaldes bistand fra andre klubber.

• Indbetaling af kontingent.

• Kontingent for eksisterende medlemmer skal betales senest 1.maj

• Alle videofilm deltager på betingelse af, at disse må kopieres til brug i klubber tilsluttet Sjællands- og Jyllandsstævnet.

• Stævnet afholdes i november evt. i oktober.

§ 3. Senest i januar året efter sidst afholdte Sjællandsstævne skal der afholdes ordinær generalforsamling. Det er stævneledelsen fra sidst afholdte Sjællandsstævne, der arrangerer alt vedrørende den ordinære generalforsamling, som indkaldes med mindst 3 ugers varsel med følgende dagsorden:

1. Valg af dirigent.
2. Valg af referent og stemmeudvalg. 
3. Stævneledelsens beretning. 
4. Fremlæggelse af revideret regnskab. 
5. Fastsættelse af kontingent samt øvrige gebyrer. 
6. Indkomne forslag. 
7. Fastsættelse af klub til afholdelse af næste stævne 
8. Generalforsamlingen udpeger 3 klubber, der hver vælger en dommer, der er underlagt Sjællandsstævnets bedømmelseskriterier. 
9. Alternativt til punkt 8 kan der inviteres eksterne dommere. 
10. Valg af revisor. Den afgående kasserer vælges til revisor, såfremt intet andet er besluttet. 
11. Eventuelt. 

§ 4. Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, fremsendes til stævneledelsen senest 14 dage før mødets afholdelse. Stævneledelsen rundsender de indkomne forslag til klubberne senest 8 dage før mødets afholdelse.


§ 5. Generalforsamlingen er beslutningsdygtig, hvis der er fremmødt repræsentanter fra mindst 1/3 af de kontingentbetalende klubber. Alle valg og beslutninger afgøres ved almindelig stemmeflertal. Hver klub har én stemme, og såfremt blot én klub anmoder herom, afholdes der hemmelig skriftlig afstemning. Der kan afgives stemme ved fuldmagt, men hver klub kan kun medbringe én fuldmagt. Fuldmagter kontrolleres ved mødets begyndelse af dirigenten. Ved stemmelighed bortfalder et punkt eller forslag.


§ 6. Ekstraordinær generalforsamling kan indkaldes og afholdes efter ovenstående regler og frister, dog eventuelt med egen motiverede dagsorden. Indkaldelse hertil kan til enhver tid foretages, hvis mindst 1/3 af de kontingentbetalende klubber anmoder herom, og stævneledelsen skal da omgående iværksætte indkaldelse. Findes der ingen stævneledelse, kan mindst 1/3 af de kontingentbetalende klubber indkalde i fællesskab.


§ 7. Den nye stævneledelse tiltræder først ved den ordinære generalforsamlings afslutning og skal derefter tilsikre, at referat, dato for næste Sjællandsstævne samt opkrævning af kontingent med angivelse af betalingsfrist, rundsendes hurtigst muligt til samtlige kendte sjællandske klubber. Referatet skal inden udsendelse godkendes af begge stævneledelser (gammel og ny) samt af dirigenten; ved uenighed gælder flertallets godkendelse.En klub er ikke forpligtet til at afholde Sjællandsstævnet mere end hvert 5. år. Den nye arrangerende klub vælger selv stævneleder og kasserer, som ikke må være én og samme person.

Stævneledelsen skal opkræve deltagerbetaling og skal orientere de deltagende klubber om forløbet. Efter behov kan der indkaldes til møde(r) op til afholdelsen af Sjællandsstævnet.

Det forventes, at den stævneledelse/klub der har afholdt forrige års Sjællandsstævne, er behjælpelig, således at den nye stævneledlse, der skal afholde årets Sjællandsstævne, ikke skal starte på bar bund. Skulle en stævneledelse vælge at frasige sig ledelsen, indkaldes der til ekstraordinær generalforsamling.


§ 8. Stævneledelsen skal følge de senest gældende konkurrenceregler. Derudover er stævneledelsen frit stillet, hvad angår arrangementet og afviklingen af Sjællandsstævnet.


§ 9. Stævnerne skal gennemføres i henhold til konkurrencereglerne.

I konkurrencereglerne skal følgende være beskrevet:
Udpegning af dommere
Principper for bedømmelserne
Regler for uddeling af præmier
Håndtering af habilitetsproblemstillinger

§ 10. Stævneledelsen opkræver alle indtægter og afholder alle udgifter i forbindelse med Sjællandsstævnet og fremlægger regnskab for generalforsamlingen.

§ 11. Sjællandsstævnet kan kun nedlægges, såfremt mere end halvdelen af de kontingentbetalende klubber stemmer herfor. Kan et sådant flertal ikke findes, indkaldes til en ny generalforsamling, hvor almindeligt flertal er gældende. Eventuelle aktiver – likvide midler samt udstyr – deles ligeligt mellem de kontingentbetalende klubber efter forholdet én klub én andel.