Vedtægter for Sjællandsstævnet - forslag af 25. november  2020.

§ 1. Navnet er Sjællandsstævnet med hjemsted på Sjælland.

§ 2. Formålet for Sjællandsstævnet er at arrangere en årlig konkurrence for film- og videoamatører, som er medlemmer af sjællandske videoklubber.

• at få sin egen videofilm bedømt af andre i en konkurrencemæssig sammenhæng.

• at få inspiration og mulighed for at lære nye færdigheder ved at se andres videofilm.

• at mødes med medlemmer fra andre klubber og udbygge samarbejdet imellem videoklubberne.

Medlemskab af Sjællandsstævnet kræver følgende:

• De deltagende klubber skal være villige til på skift at tage initiativ til at afholde et årligt Sjællandstævne. Der kan indkaldes bistand fra andre klubber.

• Indbetaling af kontingent.

• Kontingent for eksisterende medlemmer skal betales senest 1.maj

• Alle videofilm deltager på betingelse af, at disse må kopieres til brug i klubber tilsluttet Sjællands- og Jyllandsstævnet.

• Stævnet afholdes i november evt. i oktober.

§ 3. Senest i januar året efter sidst afholdte Sjællandsstævne skal der afholdes ordinær generalforsamling. Det er stævneledelsen fra sidst afholdte Sjællandsstævne, der arrangerer alt vedrørende den ordinære generalforsamling, som indkaldes med mindst 3 ugers varsel med følgende dagsorden:

1. Valg af dirigent.
2. Valg af referent og stemmeudvalg. 
3. Stævneledelsens beretning. 
4. Fremlæggelse af revideret regnskab. 
5. Fastsættelse af kontingent samt øvrige gebyrer. 
6. Indkomne forslag. 
7. Fastsættelse af klub til afholdelse af næste stævne 
8. Generalforsamlingen udpeger 3 klubber, der hver vælger en dommer, der er underlagt Sjællandsstævnets bedømmelseskriterier. 
9. Alternativt til punkt 8 kan der inviteres eksterne dommere. 
10. Valg af revisor. Den afgående kasserer vælges til revisor, såfremt intet andet er besluttet. 
11. Eventuelt. 

§ 4. Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, fremsendes til stævneledelsen senest 14 dage før mødets afholdelse. Stævneledelsen rundsender de indkomne forslag til klubberne senest 8 dage før mødets afholdelse.


§ 5. Generalforsamlingen er beslutningsdygtig, hvis der er fremmødt repræsentanter fra mindst 1/3 af de kontingentbetalende klubber. Alle valg og beslutninger afgøres ved almindelig stemmeflertal. Hver klub har én stemme, og såfremt blot én klub anmoder herom, afholdes der hemmelig skriftlig afstemning. Der kan afgives stemme ved fuldmagt, men hver klub kan kun medbringe én fuldmagt. Fuldmagter kontrolleres ved mødets begyndelse af dirigenten. Ved stemmelighed bortfalder et punkt eller forslag.


§ 6. Ekstraordinær generalforsamling kan indkaldes og afholdes efter ovenstående regler og frister, dog eventuelt med egen motiverede dagsorden. Indkaldelse hertil kan til enhver tid foretages, hvis mindst 1/3 af de kontingentbetalende klubber anmoder herom, og stævneledelsen skal da omgående iværksætte indkaldelse. Findes der ingen stævneledelse, kan mindst 1/3 af de kontingentbetalende klubber indkalde i fællesskab.


§ 7. Den nye stævneledelse tiltræder først ved den ordinære generalforsamlings afslutning og skal derefter tilsikre, at referat, dato for næste Sjællandsstævne samt opkrævning af kontingent med angivelse af betalingsfrist, rundsendes hurtigst muligt til samtlige kendte sjællandske klubber. Referatet skal inden udsendelse godkendes af begge stævneledelser (gammel og ny) samt af dirigenten; ved uenighed gælder flertallets godkendelse.En klub er ikke forpligtet til at afholde Sjællandsstævnet mere end hvert 5. år. Den nye arrangerende klub vælger selv stævneleder og kasserer, som ikke må være én og samme person.

Stævneledelsen skal opkræve deltagerbetaling og skal orientere de deltagende klubber om forløbet. Efter behov kan der indkaldes til møde(r) op til afholdelsen af Sjællandsstævnet.

Det forventes, at den stævneledelse/klub der har afholdt forrige års Sjællandsstævne, er behjælpelig, således at den nye stævneledlse, der skal afholde årets Sjællandsstævne, ikke skal starte på bar bund. Skulle en stævneledelse vælge at frasige sig ledelsen, indkaldes der til ekstraordinær generalforsamling.


§ 8. Stævneledelsen skal følge de senest gældende konkurrenceregler. Derudover er stævneledelsen frit stillet, hvad angår arrangementet og afviklingen af Sjællandsstævnet.


§ 9. Stævnerne skal gennemføres i henhold til konkurrencereglerne.

I konkurrencereglerne skal følgende være beskrevet:
Udpegning af dommere
Principper for bedømmelserne
Regler for uddeling af præmier
Håndtering af habilitetsproblemstillinger

§ 10. Stævneledelsen opkræver alle indtægter og afholder alle udgifter i forbindelse med Sjællandsstævnet og fremlægger regnskab for generalforsamlingen.

§ 11. Sjællandsstævnet kan kun nedlægges, såfremt mere end halvdelen af de kontingentbetalende klubber stemmer herfor. Kan et sådant flertal ikke findes, indkaldes til en ny generalforsamling, hvor almindeligt flertal er gældende. Eventuelle aktiver – likvide midler samt udstyr – deles ligeligt mellem de kontingentbetalende klubber efter forholdet én klub én andel.